„Google“ dokumentai yra nepaprastai patogūs, tačiau neatsakingai dalijantis saitais gali būti atskleisti dokumentai, kurie galėjo būti privatūs.
Daugelis žmonių giria Google dokumentai dėl jo universalumo ir neįkainojamos galimybės dalytis dokumentu su konkrečiais žmonėmis, tačiau šios bendrinimo galimybės ir jų panaudojimas gali atverti duris į kai kuriuos didžiulius privatumo pažeidimus. Kartais yra bauginamai sunku naudotis internetu profesionaliai ir vengti pasikliauti „Google“ paslaugomis, tačiau yra būdų, kaip vienu metu naudotis šiais įrankiais ir apsaugoti asmens duomenis.
„Google“ funkcijų rinkinys yra naudingas beveik visiems, turintiems prieigą prie interneto. Bendrovė palaiko lobyną nemokamų programų, skirtų visoms darbo sritims, tokioms kaip „Gmail“, „Google“ skaičiuoklės, „Google“ diskas, „Google“ žemėlapiai ir, žinoma, „Google“ dokumentai. Visi šie įrankiai suteikia įspūdingas bendrinimo galimybes, leidžiančias vartotojams dalytis duomenimis ir bendradarbiauti įgyvendinant projektus, o kai kuriais jų naudotis netgi smagu.
Tęskite slinkimą, kad galėtumėte toliau skaityti Spustelėkite žemiau esantį mygtuką, kad pradėtumėte šį straipsnį greita peržiūra.
Deja, pasinaudojimas šiomis dalijimosi galimybėmis taip pat kelia didžiausią riziką. „Google“ dokumentuose paprasčiausias nuorodų bendrinimo būdas yra įjungti nuorodų bendrinimą, kad būtų sukurtas unikalus dokumento URL ir nusiųstumėte tą nuorodą kolegai. Nors tiesioginis susieto asmens nusiųsti asmeniui veiksmas yra gana saugus, jei tame dokumente yra nuorodų, nukreipiančių į kitas svetaines, spustelėjus šias nuorodas, ankstesnis URL (tas, kuris buvo sukurtas privačiai, kad būtų galima bendrinti patį dokumentą) bus siunčiamas į naujos svetainės katalogas. Tai nėra savaime nemaloni praktika - tai tik mažai žinoma interneto veikimo dalis.
Kaip išlaikyti privatumą siunčiant „Google“ dokumentus
Vienas iš paprasčiausių ir efektyviausių būdų saugiai bendrinti „Google“ dokumentą yra bendrinimas su konkrečiais žmonėmis. Tam yra keli būdai. Greičiausias būdas yra išjungti nuorodų bendrinimą ir nuorodų bendrinimo parinktyse pasirinkti „Konkretūs žmonės“. Tam reikia, kad kita šalis prisijungtų prie „Google“ paskyros, bet jei tai reiškia darbą neskelbtinos informacijos siuntimas dokumente tikriausiai verta papildomo žingsnio. Jei faile yra nuorodų ir vartotojas jas spustelės, URL vis tiek nurodys kitoms svetainėms, kur vartotojas buvo spustelėjęs nuorodą, tačiau toms svetainėms neleis skaityti paties dokumento, nes nustatytos nuorodų bendrinimo parinktys apriboti prieigą tik prie konkrečių pasirinktų žmonių.
Kita galimybė yra pasinaudoti „Google“ grupėmis. Šis maršrutas taip pat reikalauja, kad visi dalyviai prisijungtų naudodami „Google“ paskyrą, tačiau mainais sukuria sąrašą žmonių, kuriems viskas gali būti išskirtinai bendrinama. Tai puiki galimybė, jei tam darbui reikia dažnai dalytis dokumentais su didele žmonių grupe. Kiekviena grupė turės savo susietą „@googlegroups“ el. Pašto adresą, todėl užuot įterpę konkretaus asmens el. Pašto adresą, kai renkatės, kur bendrinti dokumentą, tiesiog naudokite grupės el. Pašto adresą. Gera mintis sekti grupės narius, kad būtų suprasta, kas turi prieigą prie bendrinamų failų, ir lengva pašalinti žmones, kurie nebėra projekto nariai.
Galiausiai, kaip paprastai būna bendraujant internetu, nepamirštant privatumo nustatymų, kai dalintis informacija yra labai svarbu. Protingai naudojant dalijimąsi nuorodomis, Google dokumentai gali būti ir saugus, ir saugus.